Profs : Vivez dans le nuage.

Ceci est une lettre destinée aux collègues souhaitant une organisation plus solide de leurs fichiers informatiques, plus facile à exploiter en cours et sans plus se soucier par la suite de problèmes de synchronisation, de choix de version, de compatibilités d’applications, de format de fichier, de formatage de clef USB, etc. Ces conseils sont le fruit de deux ans de réflexion et de pratique. Ils sont calibrés pour OS X/iOS mais sont transposables assez facilement sous Windows et sous Linux. D’ailleurs, je travaille en classe avec un bon vieux Windows XP.

À noter : avec une telle organisation, il est possible de travailler ensuite en classe avec un simple smartphone relié à un vidéoprojecteur.

Prérequis

Sur votre ordinateur personnel, votre tablette, votre smartphone ou dans votre session personnelle de l’ordinateur de votre classe :

  1. Installez l’application Dropbox.
  2. Installez l’application Skydrive.
  3. Installez l’application Google Drive.
  4. Spécifique à OS X/iOS : configurez iCloud sur votre/vos appareil(s) Apple.

Comment répartir les dossiers et les fichiers ?

Si c’est déjà le capharnaüm dans ma tête, ce ne sera pas mieux dans mon ordinateur. Et si je dois faire avec  plusieurs machines, la catastrophe n’est plus très loin. Pourtant, un peu d’astuce et un minimum de discipline peuvent venir à bout de ces tracas. Pour cela, je propose de réserver chaque offre de cloud à un type de tâche bien précis.

Dropbox, un Finder/Explorateur dans le nuage

Dropbox est un service de Cloud orienté vers la sauvegarde et partage. Dans ce qui suit, je considère Dropbox comme un serveur personnel. C’est dans le dossier Dropbox que je placerai les fichiers qui servent de support à mon travail en classe. Suivez-moi :

1. Dans le dossier Dropbox, à l’image du dossier « Mes documents » de Windows ou de la “Maison” de Mac OS X, créez ces répertoires  :

  • Documents
  • Images
  • Musique
  • Vidéos

On peut y ajouter un répertoire « Partages » pour y réunir les dossiers qu’on partagera avec des collègues, des amis, des groupes de travail, des élèves…

2. À l’intérieur de chacun de ces répertoires, créez-en deux nouveaux :

  • Médias
  • Projets
Les projets sont des fichiers en cours d’élaboration, éditables, enregistrés dans un format propre à l’application qui sert à les fabriquer : documents à mettre en page en .doc/.docx (Word) ou .odt (LibreOffice), image multi-calques en .psd (Photoshop), etc.
Les médias sont finis, non éditables, destinés à être « consommés ». Ils sont enregistrés dans un format standardisé : .pdf (textes et images mis en page), des .png ou des .jpg (dessins, photos), des .mp3 (sons), des .mpg (vidéos), etc.

3. Dans le sous-répertoire « Médias », créez et organisez des dossiers par catégories ou par sujets

  • Personnel
  • Professionnel

etc.

4. Dans le sous-répertoire « Projets », créez un dossier pour chacune des applications que vous utilisez.

Exemples :

  • Dans Dropbox>Documents>Projets, on trouvera des dossiers pour les applications de bureautique comme LibreOffice, iWork, etc.
  • Dans Dropbox>Musique>Projets, on trouvera des dossiers pour les applications de création ou d’édition musicale comme Audacity, GarageBand, etc.

En image, c’est peut-être plus clair :

Distinction médias-projets

Pour un travail rationnel, il est nécessaire de considérer que les fichiers-projets dépendent de l’application qui sert à les concevoir. Ouvrir un projet avec une autre application – même réputée compatible – engendre souvent de menus problèmes découlants de conflits ou de lacunes, du script incompatible à la police manquante en passant par le format d’image mal géré, etc.

Les fichiers-médias sont universels : consultables sur n’importe quel poste, sous n’importe quel système, et manipulables depuis Aperçu, ils pèsent moins lourds et risquent moins d’être corrompus.

Quand un projet est terminé, il faut le transformer en média. Pour cela on l’exporte sous un format de fichier-média qu’on range dans le répertoire « Médias ».

En cours, on se sert du média et non du projet : un texte mis en page dans Pages (.pages) doit être consulté en PDF (.pdf). Ouvrir un fichier éditable pour une simple consultation, envoyer un fichier éditable à une personne qui n’a pas besoin de l’éditer comporte des risques de complications pour l’utilisateur et de dommages pour le projet.

Skydrive, un serveur pour les projets Office

Skydrive est un service de cloud productif, équipé d’applications web pour la retouche de projet en ligne. Dans le cas ou l’on possède déjà un compte Dropbox, je conseille de réserver le répertoire Skydrive aux projets produits avec Microsoft Office ou d’autres applications Microsoft. Je m’explique : grâce à son interface web, on pourra retoucher une feuille Excel ou un texte Word, depuis n’importe quel poste, sous n’importe quel système… ou presque (iOS n’est pas encore pourvu de ces modules pour l’instant).

Microsoft propose des extensions de stockage, mais les 5 Go offerts (25 Go si on acheté Office) couvrent largement les besoins en bureautique du professeur. Il ne faut donc pas voir SkyDrive comme faisant doublon avec Dropbox mais plutôt comme une bibliothèque de projets propres aux produits Microsoft et permettant la synchronisation.

Google Drive, substitut « light » d’Office

Tout comme je recommande SkyDrive aux utilisateurs de Microsoft Office, je conseille de réserver Google Drive aux projets Google Docs.

L’ancien Google Docs, aujourd’hui rebaptisée Google Drive, est une suite bureautique légère sous la forme d’une Web App, c’est-à-dire entièrement en ligne. Les documents sont produits et stockés sur le net, les projets sont néanmoins transférés automatiquement dans un dossier physique synchronisé, installé sur l’ordinateur par l’application. Cette suite est probablement appelée à s’étoffer avec le temps mais pour le moment elle reste trop incomplète pour être utilisée autrement qu’en dépannage, bien pratique toutefois.

iCloud, au cœur du succès de l’iPad

iCloud est inclus dans les environnements Apple et pris en charge au niveau du système par iOS depuis iOS 5 et par Mac OS X depuis Lion (OS X 10.7) et mieux encore depuis Mountain Lion (OS X 10.8). Transparent, sans manipulation directe des fichiers, il fonctionne comme un “tunnel” entre appareils Apple. Il existe bien un dossier présent physiquement sur l’ordinateur mais celui-ci reste caché à l’utilisateur. Ce sont les applications compatibles iCloud qui accèdent à ce répertoire. iCloud concrétise ainsi le paradigme du fichier-projet qui appartient à son application. C’est à partir de l’application qu’on accède aux projets, depuis une fenêtre particulière appelée « palette iCloud ».

Bibliothèque de projets

Le projet, une fois finalisé, devra être exporté sous la forme d’un fichier-média dans le répertoire idoine de la Dropbox… ou dans l’une des bibliothèques-médias intégrées d’OS X/iOS.

Les Bibliothèques-médias intégrées

Dans OS X et iOS, les médias sont gérés par des applications particulières qui servent en même temps de lecteur et de bibliothèque. Elle gèrent aussi les métadonnées qui permettent le tri automatique, la formulation de requêtes ou la création de « listes intelligentes ». Sur OS X, iTunes joue le rôle d’unique bibliothèque-média intégrée. Sur iOS, iTunes a été éclaté en plusieurs applications :

Bibliothèque de médias 3

  • Musique (sauvegarde dans le nuage avec un forfait iTunes Match, payant)
  • Vidéos (pas de sauvegarde dans le nuage pour le moment)
  • Photos (sauvegarde dans le nuage avec « Flux de photos », gratuit)
  • Podcasts (accès direct au catalogue en ligne du store, gratuit)
  • iBooks : pour les PDF et les ePub (accès direct au catalogue en ligne, téléchargement des achats gratuit et à volonté. Pas de sauvegarde dans le nuage pour l’instant)
  • iTunes U : pour les cours universitaires (accès direct au catalogue en ligne du store, gratuit)

La Synchro des contenus depuis l’ordinateur vers un appareil mobile se fait encore depuis iTunes en filaire ou en Wifi ; la synchro des signets par iCloud est automatique. Penser à activer la synchro iCloud pour ces applications sur iOS et sur OS X (prise en charge à partir de OS X 10.7 et bien meilleure sur OS X 10.8).

Conseil : sur iOS, on peut regrouper toutes les bibliothèques-médias dans un seul dossier qu’on peut d’ailleurs glisser dans le dock.

Simplifier son “workflow”

Workflow = flux de travail. La manière dont on produit des documents.

On peut le rationaliser en limitant le nombre d’applications à partir desquelles on produit des documents ; de la sorte, on saura dans quel dossier du répertoire Projets il faudra rechercher son travail.

  • UN éditeur de texte pour écrire sans se soucier de mise en page (TextEdit, Byword…)
  • UN traitement de texte pour la mise en page (Word, LibreOffice Writer, Pages…)
  • UN logiciel de PréAO (PowerPoint, Keynote, Google Drive Presentation, etc.).
  • UN logiciel de dessin matriciel (BMP, JPG… : Photoshop, Pixelmator, Gimp…)
  • UN logiciel de dessin vectoriel (SVG : Illustrator, TouchDraw…)

etc.

Si au contraire vous utilisez de nombreuses applications pour une même sorte de tâche, une astuce consiste à « marquer » ses documents avec un petit filigrane, comme « Mis en page avec LibreOffice » en corps 5/6 en bas à droit par exemple.

Remarque : Keynote, qui est un excellent logiciel de PréAO, présente un autre avantage : on peut exporter son projet finalisé sous la forme d’un média vidéo au format QuickTime.

Hiérarchiser ses médias

Pour une utilisation de fichiers numériques en cours, le mieux est de regrouper tous ses médias dans un dossier par séquence. On peut y placer le cours et les fiches d’activités en PDF. Dans des sous-dossiers, on sépare les “supports” à destination de la classe (images, sons, vidéos…) et les “ressources” qui ont servi à préparer/enrichir la séquence (articles scientifiques, séquences de collègues, etc.).

Sur Mac, tous les médias (pdf, jpg, mp3, etc.) sont lisibles depuis le module « Coup d’œil » intégré au Finder. En sélectionnant un fichier-média puis en appuyant sur la barre d’espace, on lit ce média sans ouvrir aucune application. La manipulation n’en est que plus rapide, plus fluide et plus fiable.

Astuce : standardiser la nomenclature des fichiers-médias. Par exemple : a_france aires urbaines_carte.png. « a » pour la leçon A, « france aires urbaines » pour le sujet du document, « carte » pour la nature du document. De la sorte, les fichiers sont automatiquement regroupés par leçon au sein d’un seul dossier pendant toute la séquence. On évite ainsi d’avoir à jongler entre les dossiers pendant les cours.

Annexe : quelques applications pour le professeur d’histoire-géographie sur iOS/OS X

  • iStudiez Pro pour gérer l’emploi du temps
  • Evernote pour prendre des notes et organiser toutes ses idées
  • Bento pour créer des bases de données simplement (base d’élèves par exemple)
  • ByWord pour rédiger un texte sans se soucier de mise en page
  • MindNode pour faire des cartes mentales et préparer une séquence, une synthèse, etc.
  • Pixelmator pour le dessin matriciel et la retouche d’image, à bas coût.
  • TouchDraw pour le dessin vectoriel (croquis, schémas, organigramme, plans…)
  • TimeLine 3D (iOS)/Easy Timeline (OS X) pour réaliser des frises chronologiques, animables en 3D sur vidéoprojecteur.
  • Ulysses : un logiciel à part. C’est un gestionnaire de projet d’écriture et un traitement de texte sémantique. On définit le statut de chaque élément (titre, document, repère du programme) et on configure un gabarit d’export qui générera un pdf automatiquement mis en forme. On ouvre un projet pour une séquence et on crée des onglets pour des documents qui peuvent correspondre aux leçons par exemples. L’esprit est libéré de la mise en page et il n’est plus nécessaire de faire défiler les pages pour aller et venir entre les différentes parties. C’est une méthode de travail radicalement différente, qui demande une petite journée de prise en main, mais qui procure un confort dont on ne peut plus sa passer par la suite.

Voilà quelques trucs qui m’ont changé la vie.

Bises à tous et bon travail.

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